10 rủi ro thường gặp khi tổ chức sự kiện

Ngành tổ chức sự kiện không tránh khỏi những rủi ro khi diễn ra sự kiện. Dưới đây là tổng hợp những vấn đề thường gặp trong quá trình tổ chức.

Thiết bị kỹ thuật

to-chuc-su-kien-1
Thiết bị kỹ thuật khi tổ chức sự kiện cần được chuẩn bị kỹ lưỡng

Cho dù khi tổ chức bất cứ sự kiện lớn hay nhỏ thì bạn cần đảm bảo chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng thiết bị kỹ thuật chỉnh chu, đầy đủ để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ nhất, tránh xảy ra những sai sót có thể xảy ra với thiết bị đó.

Quản lý đám đông khi tổ chức sự kiện

Quản lý đám đông cũng là một trong những khâu rất quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Trước khi tổ chức các sự kiện, ban tổ chức của sự kiện cần có những kế hoạch để kiểm soát số lượng người đến và ra về. Việc lên kế hoạch phòng ngừa những rủi ro sẽ giúp người tham gia tránh khỏi tình trạng hoảng loạn khi gặp những phát sinh bất chợt trong quá trình xảy ra sự kiện. 

Bạn nên có những biển chỉ dẫn rõ ràng và có người hướng dẫn, bảo vệ để hướng dẫn và quản lý dòng người. Trong trường hợp khẩn cấp, các phương án cho lối vào hoặc thoát hiểm cũng phải được lên kịch bản bố trí, sắp xếp cụ thể.

Trẻ em tham gia trong sự kiện

Các sự kiện có trẻ em tham gia cũng là vấn đề ban tổ chức sự kiện cần đặc biệt lưu tâm. Nếu sự kiện có trẻ em tham gia thì bạn cần phải tính toán đến những trường hợp rủi ro như quản lý trẻ bị lạc, những rủi ro tại các điểm vui chơi hay các khu vực dành cho trẻ em. Bạn cần phải bố trí đội ngũ nhân viên để kiểm tra mọi thứ để có thể đảm bảo sự an toàn cho trẻ.

Quản lý phương tiện vận tải và di chuyển

Quản lý phương tiện vận chuyển của khách hàng và di chuyển của các nhà cung cấp cũng là một trong những điều cần đặc biệt chú ý. Các vấn đề cần lưu ý như sức chứa của bãi đỗ xe, lối vào có thuận tiện không, số lượng người để điều phối xe vào theo đúng quy định.  

Song song với việc vạch ra các vấn đề có thể phát sinh, bạn cũng cần đưa ra kế hoạch giải quyết kịp thời để không ảnh hưởng đến sự kiện.

An toàn cho nhân sự và tình nguyện viên

Đội ngũ nhân sự tổ chức  là một trong những yếu tố quyết định sự thành công trong quá trình tổ chức sự kiện. Quá trình set up sự kiện diễn ra trong thời gian dài và phải bỏ ra rất nhiều thời gian, công sức của đội ngũ nhân sự và tình nguyện viên.

Vì vậy, bạn cần phải đảm bảo sức khỏe và sự an toàn cho đội ngũ nhân sự có thể xảy ra trong quá trình bê vác thiết bị, điều hướng các phương tiện hay khi phải đối phó với những đám đông quá khích.

Hỗ trợ về y tế 

to-chuc-su-kien-2
Hỗ trợ y tế cho người tham gia sự kiện

Xảy ra những tai nạn và chấn thương là điều thường xuyên xảy ra trong các sự kiện. Vì vậy, bạn cần phải lên kế hoạch hỗ trợ về y tế cho từng vị trí đề phòng những nguy hiểm có thể xảy ra. Lên kế hoạch bố trí nhân viên và các thiết bị y tế tại những khu vực quan trọng, đông người và nắm chắc bản đồ đến bệnh viện gần nhất để phòng ngừa những rủi ro.

Thời tiết ngoài ý muốn

Với những sự kiện ngoài trời, vấn đề thời tiết luôn được đặc biệt quan tâm. Bạn cần nên những phương án dự phòng trong trường hợp thời tiết xấu để không khiến sự kiện trở nên hỗn loạn.

Nguy cơ xảy ra cháy nổ trong khi tổ chức sự kiện

Xảy ra cháy nổ cũng là một trong những rủi ro có thể xảy ra tại các sự kiện mà bạn cần phải có phương án dự phòng. Bạn cần đảm bảo rằng, các thiết bị phòng tránh cháy nổ được chuẩn bị sẵn sàng và bố trí ở nhiều nơi để có thể dễ dàng tiếp cận sự kiện và dập tắt đám cháy kịp thời.

An toàn thực phẩm

Nguồn cung cấp và chế biến thực phẩm cho sự kiện cần cam kết đảm bảo an toàn để tránh những trường hợp về ngộ độc thực phẩm. Do đó, bạn cần tìm các nhà cung cấp đáng tin cậy đáp ứng nhu cầu an toàn thực phẩm cho sự kiện.

Hành vi gây hấn thụ động

Những hành vi bạo lực, gây hấn tại các sự kiện cũng là vấn đề mà người tổ chức sự kiện đáng lưu tâm. Để có thể đối phó với những tình huống như vậy, bạn cần phải có đầy đủ đội ngũ bảo vệ an ninh để xử lý kịp thời khi có những hàng vi gây hấn xảy ra.

Trên đây là tổng hợp 10 rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện bạn cần biết. Nắm rõ những lưu ý để tổ chức sự kiện cho công ty thành công sẽ giúp hạn chế tối đa những rủi ro.